Redacción / Enlazadot

Aunque se trata de un concepto que tiene muchos años de existencia, el Back office está resurgiendo como una alternativa para que las empresas puedan generar un ahorro al tiempo que les proporciona la estabilidad necesaria para su crecimiento, considera el consultor empresarial Javier Zepeda Orozco, quien señala que a diferencia del outsourcing, es una forma de trabajo legal y no desprotege los intereses de los trabajadores.

El Back office es la contratación de un proveedor de servicios de áreas especializadas que se encarga de una serie de actividades de una empresa, actividades que tienen que ver más con áreas administrativas que con el contacto directo con el cliente, o más específicamente con la actividad preponderante de la misma, algo muy diferente al outsourcing, el cual ya es un contexto totalmente prohibido por las leyes mexicanas y muchas veces se confunde.

No es un concepto nuevo y no nace con la reforma al outsourcing pues tiene años funcionando en México, explica el experto, es un área que se puede terciar con el objetivo de obtener recursos, y diversificar otras áreas de la empresa.

“Es como cuando una empresa, por ejemplo, contrata el servicio de limpieza a un proveedor de servicios especializados, en este caso de limpieza, es decir se contrata a una empresa no a los trabajadores, específicamente se está terciarizando con un proveedor”, explica.

“Hay que recordar que el año pasado se estableció en la reforma del outsourcing que queda prohibido la subcontratación de personal subordinado, quiere decir que yo como empresa no debo subcontratar al personal que realiza actividades preponderantes para mi negocio, si ponemos de ejemplo una empresa comercializadora, su actividad preponderante es la venta de productos, entonces esta empresa no debería poder subcontratar a su personal de ventas o a un proveedor que se dedique a generar ventas, pero sí podría subcontratar a un proveedor para que le brinde los servicios como contabilidad, markenting, mantenimiento, a una empresa que se dedica a servicios de contabilidad o de marketing”

Los beneficios del Back office

A nivel operativo, si una empresa se dedica a brindar servicios especializado por ejemplo, de contabilidad o limpieza, señala Zepeda Orozco, de entrada esa empresa es responsable laboralmente de los trabajadores y todo lo que implica su previsión social, su cálculo, determinación, pago de la nómina, el timbrado de los recibos, el pago de las cuotas patronales, obreras, etc., esa parte, esa carga administrativa, “a mí como cliente de servicios especializados me retira de toda esa responsabilidad”.

“A nivel financiero y fiscal, probablemente no lo sepamos pero de cada peso que yo pago de nómina, cero por ciento es deducible para efectos de IVA, si yo tengo una nómina de 200 mil pesos al mes, estos 200 mil no son deducibles para efectos de IVA, para efectos de ISR son deducibles básicamente entre el 53 o 47 por ciento, dependiendo de los conceptos exentos que les brindemos a los trabajadores para efecto de cuotas, solamente son deducibles las cuotas patronales más no las del obrero entonces, de la nómina de 200 mil pesos tienes que enterar un IVA si es que no tienes más gastos, porque la nómina no es deducible para IVA”, señala el experto quien añade que actualmente se tiene que buscar los recursos a la mano para ahorrar dinero, entonces todo este tema de nómina es para la empresa subcontratada.

Además aligera la carga social, la carga administrativa, la carga financiera, porque el proveedor de servicios especializados que provee de un servicio a la empresa que lo contrata, emite su factura correspondiente, esa factura es cien por ciento deducible para efectos de IVA e ISR y en el caso laboral el proveedor es el que asume la responsabilidad de los trabajadores, él debe dar cumplimiento a todas sus obligaciones de ley entregando los recibos de nómina de los trabajadores que puso a disposición de la empresa, entregar los comprobantes de las retenciones hechas a los a los trabajadores, el pago de impuestos estatales y federales, el cumplimiento positivo de las del SAT, del Infonavit, la empresa contratada tiene la obligación de informar de los pagos a los trabajadores y todas las erogaciones que vienen con este, entonces no hay margen para la contratación ilegal como ocurría con el outsourcing pues aquí se les tienen que respetar los derechos a los trabajadores.

“Realmente si me voy a un tema de ahorro es un ahorro operativo, ahorro financiero y una posibilidad de crecimiento de las empresas que ahorita pesito tras pesito se nos está yendo en el tema de la nómina

Cómo elegir una buena OF

El posible proveedor debe ser una empresa totalmente constituida, con su respectivo tiempo, que tenga conocimiento, estructura la capacidad jurídica, comercial, que tenga al personal necesarios que va a brindar los servicios para el cual se especializa. Que su domicilio fiscal sea totalmente localizable.

Debe ser una empresa registrada ante la Secretaria del Trabajo para el mecanismo del Repse y las actividades registradas tienen que coincidir con las actividades que nos va a brindar.

Lo más importante no se debe esperar como clientes que se pueda terceriar el cien por ciento mis áreas de la empresa porque según la ley la empresa tiene que mantener en su registro patronal a los trabajadores que generan actividades preponderantes.

Esto ya no es una simulación, remarcó, “es un mecanismo legal y deberíamos estar buscando opciones por el bien de nuestras empresas. Los números te sorprenderán de cómo se puede ahorrar en el tema administrativo y operativo”.

Donde es más común la subcontratación

Servicio de limpieza, mantenimiento industrial, en el área de tecnología y de información, sistemas administración, recursos humanos, consultorías, facturación, gerencia y hasta el propio director podría ser tercerizado por una empresa de Back office, todo el tema de economía, finanzas, marketing digital, mercadotecnia, solamente hay que cuidar una cosa no debo subcontratar en las áreas predominantes, porque es contra la ley y se corre el riesgo que las facturas de la Back office no le sean deducibles y el proveedor que choca coincide con la misma actividad del cliente corre el riesgo de perder el registro.