Por Laura Gutiérrez Franco

AGASYS es una firma líder en la provisión de soluciones tecnológicas de vanguardia, enfocada en ofrecer herramientas de alto valor que impulsan la competitividad empresarial y responden a las necesidades estratégicas de sus clientes. 

En particular, AGASYS destaca por su experiencia en temas fiscales, operativos y de manufactura, aspectos prioritarios para cada tipo de organización, así como en la implementación de sistemas que facilitan la eficiencia operativa y el cumplimiento normativo.

En entrevista con Cadena Empresarial Enlazadot, el Ingeniero Jorge Alberto Torres Arreola, CEO de AGASYS, comparte su visión sobre cómo estas soluciones ayudan a transformar la gestión empresarial, haciendo especial énfasis en los beneficios que ofrecen a las pequeñas y medianas empresas (pymes) en México. AGASYS, como miembro de la red de afiliados de Enlazadot, está comprometida con la mejora continua de sus clientes y socios a través de una oferta tecnológica integral.

Durante la conversación, el Ing. Torres Arreola profundiza en las capacidades de SAP Business One (SAP B1), un sistema ERP diseñado específicamente para las pymes que buscan integrar y optimizar todos sus procesos en una sola plataforma. Esta herramienta no solo permite mejorar la eficiencia, sino que también brinda visibilidad en tiempo real y análisis precisos, lo cual es fundamental para la toma de decisiones informadas. SAP B1 facilita la administración de inventarios, el control de flujo de efectivo, la contabilidad, y mucho más, permitiendo así que las empresas ganen agilidad y se adapten rápidamente a las demandas del mercado.

Además, el Ing. Torres Arreola destaca el valor costo-beneficio de las soluciones de AGASYS, subrayando que estas tecnologías están al alcance de todo tipo de organizaciones, desde pequeñas empresas hasta grandes corporativos, y que benefician tanto a sectores mayoristas como minoristas. La oferta de AGASYS no solo contribuye a la eficiencia operativa, sino que también fortalece la estructura fiscal y administrativa de las empresas, asegurando su competitividad en el entorno actual.

AGASYS se caracteriza por contar con herramientas que realmente ayudan a las empresas a ser exitosas. ¿cuántas y cuáles son?

ERP SAP Business One

CPA Visión – Portal de Cumplimientos Fiscales

Retail One – Add-on Gestión de puntos de venta

Kanafleet – Add-on Gestión de flotillas y transportes

¿Por qué el SAP ERP Business One puede lograr que la empresa sea más eficiente?

SAP Business One (SAP B1) es un sistema ERP diseñado específicamente para pequeñas y medianas empresas (pymes) que buscan una solución integral para gestionar y optimizar sus operaciones. Esta plataforma permite que una empresa sea más eficiente a través de varias características y funcionalidades clave:

Integración Total de Procesos

SAP Business One centraliza y conecta todos los procesos de negocio en un único sistema. Esto incluye desde las finanzas y contabilidad hasta el inventario, las ventas, la gestión de relaciones con clientes (CRM) y los recursos humanos. Al tener todos los datos en un mismo lugar, se reduce la duplicación de información, se minimizan los errores y se facilita la toma de decisiones rápidas y precisas.

Visibilidad y Control en Tiempo Real

SAP B1 permite un acceso en tiempo real a datos críticos y KPIs, lo cual es esencial para una toma de decisiones informada. Los reportes y paneles de control personalizados brindan a los gerentes y directores una visión clara del rendimiento y los procesos de la empresa.

Esto permite reaccionar rápidamente a problemas o identificar oportunidades de optimización.

Automatización de Tareas y Procesos

La automatización es una de las grandes ventajas de SAP Business One. Este ERP permite automatizar tareas repetitivas, como la generación de reportes, el seguimiento de inventarios y la gestión de órdenes de compra y ventas. La automatización reduce significativamente el tiempo de ejecución y disminuye la posibilidad de errores humanos, permitiendo que los empleados se enfoquen en actividades de mayor valor.

Optimización de Inventarios y Logística

SAP B1 incluye herramientas avanzadas para la gestión de inventarios, lo cual permite a las empresas optimizar sus niveles de stock y evitar problemas de sobrestock o desabastecimiento. A través de análisis y previsiones basadas en datos históricos, las empresas pueden hacer ajustes en tiempo real en sus inventarios y asegurar que siempre haya suficiente producto disponible sin incurrir en costos adicionales innecesarios.

Gestión Financiera Precisa y Simplificada

SAP Business One facilita la gestión financiera mediante la integración de las cuentas por pagar y por cobrar, el control de caja, y la conciliación bancaria, entre otros. Esto permite un manejo más preciso de la información financiera y asegura que todos los datos contables estén actualizados y alineados con otras áreas del negocio. La automatización en esta área también ayuda a reducir los errores y mejorar el cumplimiento regulatorio.

Mejora en la Relación con el Cliente (CRM)

La funcionalidad CRM de SAP Business One permite llevar un control detallado de las interacciones y el historial de cada cliente, lo cual mejora el servicio y permite una gestión personalizada de las relaciones. Esto ayuda a anticipar necesidades y a identificar oportunidades de venta cruzada o upselling, fortaleciendo la lealtad del cliente y generando mayores ingresos.

Capacidades de Análisis y Business Intelligence (BI)

SAP Business One incorpora herramientas de análisis y Business Intelligence que permiten extraer insights valiosos de los datos de la empresa. Esto incluye reportes visuales, dashboards y herramientas de análisis que ayudan a los responsables de la toma de decisiones a entender patrones de comportamiento, tendencias de mercado y puntos de mejora. Con esta información, las empresas pueden implementar estrategias informadas y optimizar sus procesos.

Escalabilidad y Adaptación

SAP Business One es altamente escalable y puede crecer junto con el negocio. Al ser una solución ERP flexible, permite incorporar nuevos módulos y funcionalidades a medida que la empresa se expande o surgen nuevas necesidades. Esto asegura que el ERP pueda adaptarse a los cambios sin necesidad de reemplazarlo por completo, protegiendo la inversión inicial.

Cumplimiento y Seguridad de Datos

SAP B1 permite a las empresas cumplir con las regulaciones locales e internacionales gracias a sus funcionalidades de auditoría y control de seguridad. La plataforma también protege los datos de la empresa y los clientes, lo cual es fundamental para construir la confianza de los usuarios y reducir el riesgo de brechas de seguridad.

Ejemplo Tangible de Eficiencia:

Imaginemos una empresa de manufactura que, antes de SAP Business One, gestionaba sus inventarios manualmente y con sistemas separados para contabilidad y ventas. Esto generaba constantes retrasos y errores en la producción debido a la falta de coordinación y visibilidad. Con SAP Business One, esta empresa ahora puede ver en tiempo real el estado de sus inventarios, los pedidos de clientes, los niveles de producción y los requerimientos financieros. Al integrar todas estas áreas, pueden responder rápidamente a cambios en la demanda, optimizar su cadena de suministro y asegurar que sus productos lleguen a tiempo al cliente final, mejorando así su eficiencia operativa y satisfacción del cliente.

¿Se trata de herramientas para todo tipo de empresas?

 Si

¿Cómo benefician a las mipymes o también a las mayoristas o minoristas?

SAP Business One es una excelente solución ERP (Enterprise Resource Planning) que puede ofrecer numerosos beneficios tanto para mipymes (micro, pequeñas y medianas empresas) como para mayoristas y minoristas. Aquí te explico cómo ayuda a cada tipo de negocio:

Beneficios para Mipymes

Las mipymes suelen enfrentar desafíos como la falta de automatización, procesos fragmentados y la necesidad de controlar costos. SAP Business One ayuda a estas empresas a gestionar todas sus operaciones en un solo sistema, facilitando la toma de decisiones basadas en datos. Algunos de los beneficios específicos incluyen:

Automatización de procesos: Permite que las mipymes optimicen su flujo de trabajo, eliminen tareas manuales repetitivas y reduzcan el tiempo de administración.

Visibilidad y control en tiempo real: Facilita la supervisión de inventarios, finanzas, compras y ventas en tiempo real, lo que mejora la capacidad de respuesta.

Análisis de datos: Con herramientas de Business Intelligence, las mipymes pueden obtener reportes y análisis que les permiten entender mejor su rendimiento, identificar tendencias y tomar decisiones estratégicas.

Escalabilidad: SAP Business One es una solución escalable, ideal para mipymes que están en crecimiento y necesitan un ERP que pueda expandirse junto con ellas.

Beneficios para Mayoristas

Las empresas mayoristas se enfrentan a desafíos relacionados con la gestión de inventarios, el manejo de pedidos grandes y la logística de distribución. SAP Business One les permite controlar eficientemente todas estas áreas:

Gestión de inventario: Con SAP Business One, los mayoristas pueden monitorear sus niveles de inventario en tiempo real, prever la demanda y evitar problemas de sobrestock o desabastecimiento.

Automatización de pedidos y facturación: Facilita el proceso de generación de órdenes de compra y facturación, mejorando la velocidad y precisión en el procesamiento de pedidos.

Optimización de la cadena de suministro: Permite a los mayoristas rastrear sus productos desde el proveedor hasta el cliente final, facilitando la logística y el cumplimiento de tiempos de entrega.

Análisis de ventas: Los mayoristas pueden acceder a reportes detallados de sus ventas, analizar patrones de consumo y ajustar su estrategia en función de la demanda de los clientes.

Beneficios para Minoristas

Los negocios minoristas enfrentan retos como la gestión del inventario en múltiples tiendas, la rotación de productos y la experiencia del cliente. SAP Business One les ayuda a superar estos desafíos a través de:

Control de inventarios y rotación de productos: Los minoristas pueden gestionar su inventario de manera centralizada y ver en tiempo real los niveles de stock en cada tienda. Esto les permite tener el producto adecuado en el momento correcto y evitar pérdidas por productos no vendidos.

Gestión de ventas y CRM: SAP Business One integra funcionalidades de CRM (Customer Relationship Management) que ayudan a los minoristas a hacer un seguimiento de los clientes, gestionar promociones y mejorar la experiencia de compra.

Análisis de rendimiento por tienda: Proporciona reportes detallados de rendimiento en cada punto de venta, permitiendo a los minoristas identificar las tiendas más rentables y mejorar las estrategias en aquellas que necesiten optimización.

Eficiencia en operaciones: Al tener un sistema que centraliza la gestión de inventarios, ventas y finanzas, los minoristas pueden operar de forma más eficiente y reducir costos operativos.

Ejemplo Concreto de Uso

Un minorista que tiene varias tiendas físicas y una tienda en línea puede usar SAP Business One para gestionar el inventario de todas sus ubicaciones en tiempo real. Esto permite que los productos se transfieran entre tiendas según las necesidades, optimizando el inventario y asegurando que los artículos estén disponibles para los clientes, sin importar el canal de compra. Además, el sistema genera reportes de ventas que muestran cuáles productos se venden mejor en cada ubicación, ayudando al negocio a tomar decisiones de reabastecimiento y promociones basadas en datos.

Conclusión

SAP Business One beneficia tanto a mipymes como a empresas mayoristas y minoristas al ofrecer una plataforma integral que centraliza todos sus procesos, desde la gestión de inventarios hasta las ventas y la analítica de datos. Esto no solo permite mejorar la eficiencia operativa y reducir costos, sino que también facilita una mejor atención al cliente y fortalece la toma de decisiones basadas en datos.

A veces se cree que este tipo de herramientas necesitan una gran inversión ¿cuál sería el promedio?

El costo de implementar SAP Business One puede variar significativamente dependiendo de varios factores, como el tamaño de la empresa, el número de usuarios, los módulos específicos que se necesiten, y si se elige una implementación en la nube o en local (on- premise). A continuación, se detallan algunos aspectos que ayudan a determinar el costo promedio de implementación.

Licenciamiento

El costo de las licencias de SAP Business One generalmente depende de la cantidad de usuarios y el tipo de licencias. SAP ofrece principalmente dos tipos de licencias:

Licencias Profesionales: Para usuarios que requieren acceso completo a todas las funcionalidades de SAP Business One. Su costo es de $2,700 USD por usuario.

Licencias Limitadas: Para usuarios con acceso restringido (ventas, compras o finanzas) y son menos costosas, $1,400 USD por usuario.

Costo de Implementación

La implementación de SAP Business One suele involucrar consultoría para personalizar el sistema, migrar datos y capacitar al personal. Dependiendo de la complejidad, el costo de implementación puede ir desde $10,000 hasta $100,000 USD. Este monto puede incrementarse si la empresa requiere desarrollos personalizados o integraciones con otros sistemas.

Costo en la Nube vs. On-Premise

Implementación en la Nube: Las versiones en la nube tienden a ser menos costosas inicialmente, ya que suelen ser modelos de suscripción mensual o anual. Los precios de suscripción por licencia Profesional es de $91 y la Limitada en $47 USD por usuario al mes.

Implementación On-Premise: Si se elige una instalación en local, es necesario considerar el costo de servidores y mantenimiento de infraestructura. Este modelo suele ser más caro inicialmente, pero puede ser rentable a largo plazo si la empresa ya cuenta con infraestructura adecuada.

Costo Total Aproximado

En promedio, una implementación de SAP Business One para una pyme con 10-20 usuarios puede costar entre $30,000 y $100,000 USD (sumando licencias, implementación, y capacitación). En el caso de suscripción en la nube, el costo mensual total podría estar entre

$1,500 y $3,000 USD para una empresa de tamaño similar.

Ejemplo de Presupuesto:

Licencias: $10,000 – $30,000 USD

Consultoría e Implementación: $20,000 – $60,000 USD

Capacitación y Soporte: $5,000 – $10,000 USD

Total Aproximado: $30,000 – $100,000 USD

Conclusión

Si bien SAP Business One implica una inversión considerable, se considera una herramienta rentable para empresas que buscan mejorar la eficiencia, la toma de decisiones y el control de sus operaciones y algo muy importante deseen crecer ordenadamente. La flexibilidad de pago en la nube permite que las empresas puedan adaptarse a los costos según su crecimiento y necesidades cuidando su flujo de efectivo y es 100% deducible de impuestos.

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